אם אין לכם תעודת לידה, בדרך כלל מבקשים אותה במקום שבו נרשמה הלידה: בגוף שמנהל את הרישום האזרחי (בברית המועצות לשעבר מכנים אותו זאגס) במדינה שהנפיקה אותה, או בארכיון המדינה אם הרישום ישן. הסדר, הזמנים ודרכי הגשת הבקשה שונים בכל מדינה, ואי אפשר לצפות מראש מה תהיה התוצאה. בהמשך תמצאו תמונה כללית של חיפוש מסמכים בארכיון, דוגמאות ממקורות רשמיים ברוסיה ובאוקראינה, ומה צריך לעשות עם המסמך שקיבלתם לפני שמגישים אותו לרשות האוכלוסין וההגירה.
בקצרה
- את רישום הלידה שומר גוף הרישום האזרחי או הארכיון של המדינה שבה נולדתם. תעודה חוזרת מנפיק אותו גוף.
- מחו"ל בדרך כלל מגישים בקשה דרך הקונסוליה של מדינת הלידה, דרך מיופה כוח או באינטרנט, אם יש שירות כזה. בררו באתר הגוף המוסמך.
- אם הרישום לא נמצא, הגוף מוסר תשובה על כך. על הצעדים הבאים מחליטים רשות האוכלוסין ועורך דין, ולא הארכיון.
- כדי להגיש לרשות האוכלוסין את המסמך שקיבלתם, ככלל צריך לאמת אותו באפוסטיל ולתרגם אותו בתרגום נוטריוני.
חיפוש מסמכים בארכיון: איפה שמור רישום הלידה
רישום הלידה (ברוסיה ובמדינות רבות אחרות קוראים לו "רישום אזרחי") שמור בגוף הרישום האזרחי במקום הרישום. עם הזמן ספרי הרישום הכתובים על נייר עשויים לעבור לארכיוני המדינה. לאיזה גוף בדיוק לפנות בנוגע לרישום ישן תלוי במדינה, בשנה ובשינויים בגבולות ובשמות היישובים. זו אחת הסיבות הנפוצות ביותר לעיכובים, ולכן כדאי קודם לברר מהו הגוף המדויק, ורק אחר כך להכין את הבקשה.
אם נולדתם באחת מהרפובליקות של ברית המועצות לשעבר, אבל קיבלתם תעודה באחרת, רישום הלידה בדרך כלל נמצא במקום שבו נולדתם. כדי לקבוע זאת אפשר להיעזר בתעודה הישנה, בדרכוני ההורים ובמסמכי משפחה אחרים. אם אתם לא בטוחים, בררו בקונסוליה או באתר של גוף הרישום האזרחי.
מה אומרים המקורות הרשמיים: רוסיה ואוקראינה
רוסיה
סעיף 9 בחוק הפדרלי הרוסי מס' 143 בנושא רישום מעמד אזרחי מסדיר הנפקה של תעודה חוזרת. לפי נוסח הסעיף (בגרסה שבאתר ConsultantPlus), תעודה חוזרת מונפקת על סמך רישום במרשם הממלכתי המאוחד של רישומי המעמד האזרחי. אם אין רישום במרשם, גופי הרישום האזרחי בודקים רישומים על נייר, ובהתאם לתוצאה מנפיקים תעודה חוזרת או מסמך שמאשר אם קיים רישום או לא. מידע על הגשת בקשה מחו"ל מפרסמים הקונסוליות של רוסיה וגופי הרישום האזרחי (בפרק על דרישת מסמכים אישיים משטח מדינה זרה).
אוקראינה
משרד המשפטים של אוקראינה מסר בהסבר מ-14.05.2025 (פורסם באתר ממשלת אוקראינה) שתעודות חוזרות מונפקות על ידי מחלקות הרישום הממלכתי של מעמד אזרחי, וגם על ידי נציגויות דיפלומטיות וקונסולריות של אוקראינה בחו"ל, על סמך הרישום. אפשר להגיש בקשה באינטרנט דרך פורטל "Diia", במחלקת הרישום האזרחי או דרך מרכז לשירותים מנהליים. מיופי כוח רשאים לפנות לפי ייפוי כוח נוטריוני. איך הכללים מיושמים היום, בדקו באתר המשרד.
מדינות אחרות
בבלרוס, מולדובה, גאורגיה, קזחסטן, אוזבקיסטן ומדינות נוספות, הסדר נקבע בחקיקה הלאומית. אנחנו לא מביאים אותו כאן, כי הכללים משתנים ואת המקורות הרשמיים צריך לבדוק בכל מדינה בנפרד. אם אתם לא בטוחים לאן לפנות, אפשר לברר בקונסוליה של מדינת הלידה או באתר של גוף הרישום האזרחי שלה.
איך בדרך כלל בנויה הבקשה
המבנה הכללי דומה כמעט בכל מקום. השלבים המעשיים במדינה שלכם עשויים להיות שונים.
- בררו באיזו מדינה ובאיזה גוף נרשמה הלידה: מקום הלידה ושנת הלידה, והשם הקודם של היישוב.
- אספו את הנתונים שבעזרתם אפשר למצוא את הרישום: שם משפחה, שם פרטי ושם האב בלידה, תאריך ומקום הלידה, שמות ההורים, מספר הרישום אם הוא ידוע, העתק או צילום של תעודה ישנה.
- בחרו דרך הגשה: באופן אישי, דרך הקונסוליה, דרך מיופה כוח או באינטרנט. אם המדינה מציעה משלוח מסמך לחו"ל, פעלו לפי מה שמתואר באתר שלה.
- הגישו את הבקשה וחכו לתשובה. הזמן תלוי בגוף, ואי אפשר להבטיח אותו.
- קבלו את המסמך או תשובה שהרישום לא נמצא.
אם שם המשפחה או השם הפרטי השתנו, ציינו את כל הנוסחים. במסמכים מברית המועצות לשעבר חשוב איך השם ושם המשפחה כתובים ברוסית ובשפה של הרפובליקה, וגם איך הם כתובים בדרכון הנוכחי שלכם.
מה לבדוק לפני שליחת הבקשה
לפני שמגישים בקשה כדאי לענות על כמה שאלות. האם יש לכם העתק או צילום של תעודה קודמת כלשהי? האם כתיב השם ושם המשפחה בבקשה תואם לכתיב בדרכון? האם ידועים הפרטים של ההורים, כפי שנרשמו בזמן הלידה? מי יגיש את הבקשה: אתם בעצמכם, הקונסוליה או מיופה כוח? אם מיופה כוח מגיש את הבקשה, בדרך כלל הוא צריך ייפוי כוח, למשל נוטריוני (לגבי אוקראינה כך כתוב בהסבר של משרד המשפטים שלה). באיזו שפה תהיה התשובה, והאם צריך משלוח לחו"ל? תשובות ברורות לשאלות האלה מקצרות את ההתכתבות עם הגוף, אם כי משך הזמן לתשובה אינו תלוי בכם.
מה עושים עם המסמך שהתקבל
את המסמך שהתקבל צריך להכין לרשות האוכלוסין כמו כל מסמך זר אחר.
- אימות אמיתות המסמך. לפי נוהל רשות האוכלוסין 1.3.0001 (נוסח מ-31.08.2022), מסמך ציבורי שהונפק בחו"ל חייב להיות מאומת (למשל באפוסטיל). חריג: תעודת לידה מקורית ממדינות ברית המועצות לשעבר שהונפקה לפני 1998 לא צריכה אימות. פרטים נוספים על האפוסטיל במאמר מה זה אפוסטיל, מי מנפיק אותו ואילו טעויות נפוצות.
- תרגום. את המסמך מתרגם לעברית נוטריון ישראלי. הסדר מתואר במאמר על תרגום נוטריוני לעברית לרשות האוכלוסין.
- מסמכים אחרים. את הרשימה המלאה להליך המדורג ראו ברשימת המסמכים.
האם רשות האוכלוסין מקבלת דווקא תעודה חוזרת ולא ראשונית, באיזו צורה ובאיזה מועד, אנחנו לא יכולים לקבוע. את זה צריך לברר ב-gov.il או בגוף המוסמך.
אם הרישום לא נמצא
הגוף רשאי להשיב שאין רישום. גם תשובה כזו היא מסמך. מה לעשות איתה בהליך מול רשות האוכלוסין תלוי במצב שלכם, ואין כאן תשובה כללית. בשאלה כזו פנו לעורך דין בעל רישיון שעוסק בדיני הגירה: אנחנו לא נותנים ייעוץ משפטי.
כל המסמכים שמגישים לרשות האוכלוסין צריכים להיות אמיתיים ולהיות מסמכים שהנפיק גוף מוסמך. לכן עדיף להפנות את הבקשה לגוף עצמו ששומר את הרישום או לקונסוליה, ולא למתווכים לא מוכרים.
שאלות נפוצות
אפשר לבקש תעודה מישראל?
במדינות רבות זה אפשרי: דרך הקונסוליה, דרך מיופה כוח או באינטרנט. למשל, משרד המשפטים של אוקראינה מפרט את הקונסוליות בין הגופים שאליהם אפשר לפנות. לגבי מדינות אחרות בררו באתר הגוף המוסמך.
כמה זמן מחכים לתשובה מהארכיון?
הזמן תלוי במדינה ובגוף. אנחנו לא מציינים זמנים, כי הם עשויים להשתנות, וגופים רשמיים בדרך כלל לא מבטיחים תאריכים מדויקים.
צריך לאמת באפוסטיל תעודת לידה שהתקבלה מהארכיון?
לפי נוהל רשות האוכלוסין 1.3.0001, צריך לאמת מסמך ציבורי מחו"ל. לתעודת לידה מקורית ממדינות ברית המועצות לשעבר שהונפקה לפני 1998 הנוהל קובע חריג. אם יש לכם תעודה חוזרת, בררו ברשות האוכלוסין.
צריך תרגום?
כן, מסמכים זרים מתורגמים לעברית בתרגום נוטריוני. החריגים ברשימת המסמכים לטופס אש/6 (AS/6) נוגעים למסמכים בערבית ובאנגלית.
מה עושים אם הארכיון כבר לא קיים או שהרישומים אבדו?
זה תלוי במדינה. חלק מהגופים מנפיקים אישור על היעדר רישום. את הצעדים הבאים קובעת רשות האוכלוסין, ולשאלה משפטית פנו לעורך דין.
במה אנחנו יכולים לעזור
אנחנו חברה פרטית ולא משרד עורכי דין. אנחנו עוזרים בצד הטכני והמנהלי: איתור מסמכים בארכיונים, הכנת הבקשה, אפוסטיל ותרגום נוטריוני. אנחנו לא מבטיחים שהמסמך יימצא ולא מציינים זמנים, כי אותם קובע הגוף ששומר את הרישום. אם צריך מסמך ממרשם אזרחי או מבית משפט, ראו את העמוד הוצאת מסמכים ממרשם אזרחי ומבית משפט.
כדאי לקרוא גם
- מסמכים בלי אפוסטיל: איך מאמתים מסמך ממדינה שאינה באמנת האג
- תרגום נוטריוני לעברית לרשות האוכלוסין: סדר הפעולות
- תעודת גירושין ותעודת פטירה של בן זוג: איך מאמתים מצב משפחתי קודם
- מסמכים להליך המדורג: רשימה מלאה לבני הזוג
מקורות
- החוק הפדרלי הרוסי מס' 143, סעיף 9 (תעודה חוזרת), ConsultantPlus
- ממשלת אוקראינה: איך מקבלים תעודה חוזרת (הסבר משרד המשפטים, 14.05.2025)
- נוהל רשות האוכלוסין 1.3.0001, נוסח מ-31.08.2022
- נספח לטופס אש/6 (AS/6)
נכון ל-01.10.2026. הכללים במדינות שמנפיקות את המסמכים עשויים להשתנות; בררו בגוף המוסמך.